Stressfrei im Bällebad

Prozesse sind beim Corporate Publishing nicht alles, aber ohne Prozesse geht nichts. Ein bisschen Flexibilität in den Knien muss trotzdem sein.

Effizienz ist ein magisches Wort im Unternehmensuniversum: besser, schneller – und kostet auch noch weniger! Für die nächste Maschinengeneration ist das selbstverständlich. Effiziente Prozesse für die Zusammenarbeit von Kollegen im Marketing sind aufgrund der Vielzahl von Beteiligten und Aufgaben eine hohe Kunst. Und wenn dann noch ein Dienstleister mitspielt, wird die Sache oft zur Jonglage mit zu vielen Bällen – Stress im Bällebad vorprogrammiert: Unklare Workflows führen zu endlosen Schleifen, in die sich automatisch Fehler einschleichen. Die Verunsicherung auf beiden Seiten wächst. Das Projekt wird zum Stundengrab, das jeden Budgetrahmen sprengt. Am Ende bleibt viel Frust und der Vertrauensverlust.

Interne Abläufe erkennen und vermitteln

Mit Transparenz von Anfang an muss das nicht sein: Gewährt man dem Dienstleister einen ehrlichen Einblick in die tatsächlichen Abläufe – gerade dann, wenn interne Prozesse bekanntermaßen haken – ist die Grundlage für mehr Ballsicherheit gelegt. Denn ein schlanker Workflow lässt sich nur einrichten, wenn allen Beteiligten klar ist,

  1. wie die Aufgaben verteilt sind,
  2. wer wann welchen Stand sehen muss,
  3. wer für welche Freigaben verantwortlich ist,
  4. wie Feedbacks aussehen und
  5. welche Erwartungen vorherrschen.

Auf dieser Basis lässt sich ein realistisches Timing einrichten. Zuverlässige Tools gewährleisten Transparenz auch im laufenden Prozess: „Wie weit ist dieser Anwenderbericht?“, „Wann steht die Textfreigabe an?“, „Wann halte ich zum ersten Mal den Gesamtstand in Händen – und wann erwartet die Agentur mein konsolidiertes Feedback?“

Realismus statt Dogmatismus

Dass auch hier eine realistische Einschätzung des Alltags hilft, muss den Beteiligten bewusst sein: Natürlich kann der Dienstleister – und die externen Gewerke, die er organisiert – nur dann Kapazitäten bereitstellen, wenn er eine mehr oder weniger klare Vorstellung hat, wann welche Arbeit ansteht. Genauso klar ist aber auch, dass es in der Unternehmenskommunikation manchmal tagesaktuelle Aufgaben gibt, die nicht planbar sind, und der Ansprechpartner im Unternehmen sich nicht exklusiv um das Mitarbeiter- oder das Kundenmagazin kümmert. Offene Kommunikation und etwas Flexibilität in den Knien auf beiden Seiten sorgen dafür, dass die Bälle trotzdem in der Luft bleiben.

Ziele erreichen

Verbindliche Meilensteine, bei denen es noch etwas Luft gibt, sorgen für weniger Aufwand, weniger Fehler, weniger Stress und damit für größere Zufriedenheit auf allen Seiten. Denn nur so lassen sich die gesteckten Ziele konsequent verfolgen und erreichen – vorausgesetzt es gibt Ziele. Doch das ist ein anderes Thema …

  • Autor:
    Steffen Beck
  • Datum:
    21.05.2015
  • Lesezeit:
    etwa 2 Minuten
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